Хранение дел и документов по охране труда и смежным направлениям?

Добрый день!

Вполне себе хороший вопрос)) У меня вот так:

Медосмотры: отдельные папки по годам по всему предприятию, в них приказы, контингенты, поименные списки, приказы о проведении, заключительные акты, заключения. Все разложено по алфавиту, если у работника было дообследование - доки по нему "сцеплены" с заключением. Сколько раз искала - всегда удобно было.

Обучение: УЦ - хранится в кадрах в личных делах, внутреннее - в специальных папках на каждом участке/цехе, у меня - реестр и сканы. Мне так удобней, потому что я не хочу вести бумажный документооборот, а также в цех бывает ходят проверки.

ЭБ: у меня отдельный цех на это дело, у них все папки с аттестациями, приказы и прочие вещи. Считаю что так и должно быть, все это ответственность назначенного главным по электрохозяйству, я тут чисто для подсказать.

Промышленная безопасность: у меня основные документы (приказы, положения, планы, полисы и тд), в цехах - протоколы ПЗ, ПМЛЛА, инструкции и прочее, что относится только и непосредственно к ним.

Вообще голосую за то, что нужно учить начальников обращаться с документами, иначе вы утонете в работе, а они при вопросе про протокол будут выглядеть так:

Изображение защищеноВойдите через SpecID для просмотраВойти через SpecID

⮑ Dora кто как хранит документы по ОТ

Все очень просто.

Каждому ЗНАЧИМОМУ документы присваивается порядковый номер (по порядку 1,2,3,4,5,...), документ сканируется и оригинал идет в бумажный архив.

Бумажный Архив никак не структурируется, просто по порядку номера каждый год. Все. Если документы массовые (например - медзаключения по периодическому на каждого), то они все скопом лежат в файлике, у файлика тоже номер.

А вот все сканы уже структурируются. В электронном виде - все по папкам, годам, подразделениям, как вам проще.

Нет проблем. Работаем только со сканами. Оригиналы достаем при необходимости. Найти документ в бумажном архиве по номеру - 33 секунды.

Структурировать всегда проще в электронном виде, чем в бумажном.

Можно разработать Номенклатуру дел - разработанный в в виде таблицы перечень дел (папок с документами), которые формируются и ведутся в подразделении, с указанием их номеров, заголовков и сроков хранения: 1) Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 в котором, в разделе 7.3 «Охрана труда», указаны названия и сроки хранения для разных документов по охране труда. 2) Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, который утверждает Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов. Там же, в приложении 1 есть форма Номенклатуры. В этом же приказе указано, как оформлять и вести дела.

У нас в организации ведется номенклатура дел с присвоением каждому делу шифра. Формирование папок осуществляется в соответствии с этими шифрами.

Когда работала в больнице, там придумали хитрую систему для многочисленных папок с ОПР и СОУТ что-то вроде картотеки. Сначала смотришь, в какой папке нужное отделение, и быстро ее находишь. Очень удобно.

⮑ Dora Но если есть такие же "повёрнутые", то вэлком в обсуждение

Есть такие)

Согласна с коллегами про Номенклатуру дел. Это удобно.

Я старой формации человек и работаю по принципу "без бумажки мы какашки".

Сейчас у меня маленькое предприятие и папка-скоросшиватель одна. Но и она имеет структуру и разноцветные разделители мне в помощь.

А на предыдущем месте было примерно так:

1. Организационно-распорядительная документация - Маркировка дела (папки) 01-ОТ-ОРД
   
   Приказы, распоряжения работодателя по ОТ, Внутренние положения, процедуры, стандарты по ОТ, Ежегодный план мероприятий по ОТ ...
2. Обучение и инструктажи, наглядная агитация - Маркировка дела (папки) 02-ОТ-ИОТ
   
   Перечень инструкций по ОТ, действующих в ТЦ (Приложение к приказу «О введении в действие инструкций по ОТ»)
   
   Инструкции по ОТ, Программы вводного и первичного инструктажа для работников, Журнал учета инструкций по ОТ, Журнал учета выдачи инструкций по ОТ, Программы обучения по ОТ, Протоколы проверки знаний по внутренним и внешним обучениям ...
3. Медицинские осмотры - Маркировка дела (папки) 03-ОТ-МО
4. Средства индивидуальной защиты - Маркировка 04-ОТ-СИЗ
   
   Личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты, Протоколы испытания СИЗ (диэлектрические), Перечень профессий и должностей, которым выдаются бесплатная спецодежда, спецобувь и другие СИЗ, нормы выдачи (Приложение к приказу «Об обеспечении сотрудников СИЗ»), Сертификаты соответствия на СИЗ
   
   Договор на оказание услуг по стирке и химчистке специальной одежды
   
   5 Специальная оценка условий труда и - Маркировка 05-ОТ- СОУТ
   
   Договор на проведение СОУТ, Приказ о создании комиссии по проведению СОУТ, График проведения СОУТ (Приложение к Приказу о создании комиссии по проведению СОУТ), Перечень рабочих мест, подлежащих СОУТ, Карты СОУТ и т.д.
5. Профриски -06-ОТ-ПР
6. Несчастные случаи, инциденты, профессиональные заболевания Маркировка 07-ОТ-НС
7. Аудиты и контроль - Маркировка папки 08-ОТ-АиК
   
   Чек-листы по результатам проверки состояния ОТ в ТЦ
   
   Акты, предписания, служебные записки по нарушениям ОТ, Текущие информационно-предписывающие документы органов государственного управления, надзора и контроля: циркуляры, указания, директивные письма, Акты и предписания государственной инспекции труда и других органов государственного надзора и контроля, Отчеты и информация о состоянии охраны труда в ТЦ

Папки с одной маркировкой могло быть больше одной. Добавляла на маркировку год или Том 1

⮑ Dora помнится наш коллега Алим Хасанович, поделился разработанной номенклатурой дел по всем направлениям.

вот здесь обсуждали https://vo.spec.help/d/8281-nomenklatura-del-po-napravleniyam-bezopasnosti-a-vy-mogyote

Коллеги, дополню вопрос. Распечатываете ли Вы документы, если они формируются и подписываются руководителем в ЭДО (например, Приказы, Положения)? У нас Приказ согласовывается ответственными лицами в ЭДО, и руководитель подписывает. Также и договора. И письма. Думаю, надо ли плодить макулатуру...