Архив требует сдать карты СОУТ, вместе с журналами инструктажей, кто прав?

Question

Впервые с таким сталкиваюсь за 11 лет в ОТ. Рассудите пожалуйста (я могу быть не права, но тогда я не понимаю почему).

Пришел работник архива и требует сдать карты СОУТ, вместе с актуальными и действующими, в архив.

Если я ничего не путаю, карты СОУТ хранятся в кабинете специалиста по охране труда, для ознакомления работника.

Архив утверждает что "карты нужно прошить, поставить под отчет, а потом он их вернет". Аргументация - "так принято". Местный ЛНА мне тоже не показали. Мол, если в 236 приказе указан срок хранения, то документ архивный.

Я этого не понимаю и не хочу ничего отдавать. Зачем их таскать туда-сюда? СОУТ проведена, карты хранятся у нас в отделе. Они нужны.

Та же история с журналами инструктажей и регистрации НС. Они прошиты и используются. Зачем все эти телодвижения? Я даже физически представить не могу как я прошью эти тома СОУТ.

Место действия - университет.

Рассудите пожалуйста.

ОТ · Accepted Answer

⮑ Лиса Патрикеевна от 22.10.2004 N 125-ФЗ Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

У каждого Министерства перечни свои.

"Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения" (утв. приказом Минстроя России от 04.04.2025 N 210/пр)

п. 474 Отчеты о проведении специальной оценки условий труда и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охране труда) Хранятся 45-50-75 лет в зависимости от условий труда.

1.7. Сроки хранения документов, указанные в настоящем Перечне, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве.

У действующих отчетов СОУТ не наступил этот период.
ot-04042025-n-210-pr-razdel-ot.docx
15kB

Olka · Answer

Нормами действующего законодательства порядок хранения карт специальной оценки условий труда не установлен. Работодатель вправе установить порядок хранения указанных документов самостоятельно, закрепив его в локальном нормативном акте. На это и ссылается архивный работник. Вы своим документом утвердите место хранения, возможно составьте номенклатуру дел (здесь можно поискать, выкладывали) и тогда отправите архиватора восвояси)))

HE_COT · Answer

Аргументация "так принято" не является основанием для сдачи в архив действующих документов.

Сделайте документ официально определяющий место хранения и утверждайте его у руководства.

А работников архива которые будут отвлекать Вас от данного процесса, отправляйте на поиски ЛНА который бы обосновывал их просьбу.

яна царь · Answer

Ох уж эта имитация бурной деятельности..)))

c · Answer

⮑ Лиса Патрикеевна если срок действия СОУТ ещё не завершён ( не прошли 5 лет, и не проведена повторная СОУТ, или Р.М. задекларированы ) как её сдавать в архив? это рабочий документ.

С результатами нужно знакомить вновь принятых работников.

Sergey · Answer

⮑ Лиса Патрикеевна Архив утверждает что "карты нужно прошить, поставить под отчет, а потом он их вернет".

Объясните, что к картам СОУТ Вы еще подкладывать будете листы ознакомления для новых работников, если бы отчет по СОУТ не был действующим, то можно отдать.

Дарья К. · Answer

У нас в организации тоже была такая ситуация. Каждый год пишу служебку, что документ длящийся и что находится в работе. Иногда сдаю в архив карты на РМ, которые были выведены из штатного расписания для их успокоения.

Такая ситуация еще с Журналом регистрации НС на производстве.

Архив требует сдать карты СОУТ, вместе с журналами инструктажей, кто прав?

Ответы (7)