Вводный инструктаж сканом?

⮑ Мария нет.

ЭДО в сфере охраны труда ограничивает ст. 22.1 Трудового кодекса. По ней два типа документов по ОТ нельзя подписывать электронно.

1. Акты о несчастном случае на производстве могут быть оформлены только в бумажной форме и при необходимости представлены в комиссию по расследованию несчастных случаев. При этом другие документы, связанные с несчастным случаем, комиссия примет в электронном виде. ( п. 29 Положения об особенностях расследования несчастных случаев 223н).
2. Журналы регистрации инструктажей по охране труда
   
   В законе написано так: не распространяются правила электронного документооборота на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по ОТ, в том числе лично подписываемых работником.

Журнал регистрации вводного инструктажа;

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый) - кто-то и целевой записывает в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте.)

Журнал регистрации целевого инструктажа - у нас отдельный журнал для этих целей.

(Если ведутся журналы).

Вместо журналов могут быть: личные книжки работника или другой способ документирования проведенного инструктажа по охране труда, как указал Минтруд и подтвердил Роструд.

С 01.09.2022 работодатель сам определяет форму документа для регистрации проведения инструктажей по ОТ. Это указано в п. 88 Правил обучения по ОТ № 2464.

В любом случае документы должны предусматривать подписи инструктируемого, инструктирующего и подписываться на бумаге.

Заполнять и вести журналы регистрации инструктажей по ОТ можно на компьютере, главное их потом распечатать, чтобы работники могли в них расписаться, как пояснял Роструд:

"Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2023

Вопрос: Согласно ст. ст. 22.1 - 22.3 Трудового кодекса РФ работодатель вправе применять электронный

документооборот в сфере трудовых отношений, под которым понимаются создание, подписание, использование и

хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой,

оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Согласно ст. 214.2 ТК РФ работодатель

также вправе вести электронный документооборот в области охраны труда, включающий в себя оформление и

ознакомление в электронном виде большей части документов по охране труда: правил, положений, политики в

области охраны труда, инструкций, документов по обучению, распоряжений, приказов и т.д.

В целях обеспечения соблюдения требований законодательства допускается ли в настоящее время ведение

электронного журнала инструктажей по охране труда без дублирования на бумажном носителе и подтверждение

прохождения инструктажей работниками посредством использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) и какой

именно вид ЭЦП подлежит применению в этом случае: усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного

правительства; усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется

соглашением сторон трудового договора; простая электронная подпись, порядок проверки которой определяется

соглашением сторон трудового договора; простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в

соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой

электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме?

Ответ: Положения о ведении электронного документооборота в сфере трудовых отношений не применяются к

документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе к

подписываемым им лично.

Подпись о том, что работник прошел инструктаж по охране труда, он должен ставить собственноручно. Поэтому

непосредственно сам журнал регистрации инструктажей по охране труда может вестись в электронной форме,

однако его необходимо будет распечатать, чтобы работники смогли расписаться в нем собственноручно.

Правовое обоснование: Согласно ст. 22.1 Трудового кодекса РФ под электронным документооборотом в сфере

трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимаются создание, подписание, использование и

хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой,

оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за

исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 ТК РФ.

Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых

трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,

предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица,

поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в

части третьей настоящей статьи.

Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ не применяются в отношении трудовых книжек и

формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности

работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об

увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в

том числе лично подписываемых работником.

20.02.2023

⮑ Мария Здравствуйте!

у компании больше 120 офисов по России

они все самостоятельные юр лица со своим ИНН или у вас одно юр лицо?

обучить в офисах работников чтобы проводили инструктаж, нереально.

какой вообще вид деятельности компании?

Почтой направлять не вариант, сильно затратно.

Если компания не в состоянии раз в месяц собрать со всех филиалов листы (120 х 80 = 9600), то дело не в сложности нормативных актов. Но тем не менее запомните эту информацию (я тоже постараюсь) и к моменту следующего обсуждения НПА по обучению это может пригодится. Именно таким образом @Светлана Подберезина когда-то произвела подсчёт затрат на удостоверения по ОТ, направила его в Минтруд во время обсуждения 2464 и теперь у нас нет такого требования.

Изображение защищеноВойдите через SpecID для просмотраВойти через SpecID

А если направлять работнику лист журнала инструктажа, он распечатывает, расписывается лично, направляет скан, я распечатываю, тоже подписываю и дополнительно мы это еще в своей системе подписывает с двух сторон УНЭП? Либо ставим какую нибудь печать в ручную что копия верна?

так нельзя, выше ответили уже, что инструктаж запрещено подписывать ЭЦП, только живая подпись.

⮑ Мария как не печально для Вас, но...

Почтой направлять не вариант, сильно затратно.

Придется делать именно так. Либо курьерской службой. Только оригинальные подписи на бумаге: журнал, личная книжка, личная карточка - как пожелаете. Пусть каждый новенький распечатывает личную карточку, расписывается и отправляет почтой в Ваш офис. Ну или несколько новеньких, например, раз в 1-2 недели отправляют кучей свои карточки. Это проще, чем журнал туда-сюда пересылать. Вы будете ставить свою подпись и подшивать все личные карточки инструктажей.

у такой крупной компании, у которой 120 офисов, нет денег на отправку док-в почтой? это даже странно. А вы что совсем-совсем никакие док-ты не отправляете в офисы? такого просто не может быть.