Как правильно электронно подписывать карточку учета СИЗ?

⮑ Farkas , здравствуйте.

Перечисления способов подписания эл. карточки учета

вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника

У нас есть бухгалтерский документ "Ведомость № ------ учета выдачи спецодежды, спецобуви..."

В ней при получении СИЗ работник ставит свою подпись чернилами, а в электронной карточке учета вместо его подписи ставим номер этой ведомости.

Статейка по электронным карточкам завалялась. Там образец по подписям объясняется.... Статейка старенькая, 290н приказ проскальзывает, но Вас же интересует вопрос по электронной подписи...А это там красочно "разжевано"....

Я понимаю вот так:

В электронной карточке учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются: номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника или данные с электронных считывающих устройств, фиксирующих биометрические данные работника или его электронную подпись, либо иные сведения, позволяющие идентифицировать личность работника.

Расскажу про свой опыт

1) Вариант, когда Вы выдаете СИЗы, а бухгалтерия делает Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений.

Попробовала вести ЛК СИЗ электронно и на бумаге параллельно, дабы потом от бумаги уйти. Я направляла в бухгалтерию данные по выданным СИЗ, они в ответ отправляли бухгалтерскую Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений, в которой я уже собирала подписи работников за те или иные СИЗ. Скорость отправки мне в ответ этой ведомости зависела от количества работы бухгалтера, его интеллекта и расторопности, за год их сменилось 3 чел, и ждать ответным письмом ведомости приходилось иногда целый месяц. Естественно, весь этот месяц, если бы ЛК СИЗ были только электронные, подписи работника, подтверждающей получение СИЗ, не было бы. А за месяц произойти НС может запросто...

Электронная ЛК СИЗ выглядела как-то так

Изображение защищеноВойдите через SpecID для просмотраВойти через SpecID

2) Вариант, когда СИЗ выдают кладовщики. Здесь проще, т.к. конкретно у нас ничего на складе не получают просто так, а только под подпись, я думаю, так везде. Смогут ли ваши ли кладовщики Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений? Если да, то супер, настроите процесс отправки вам этих ведомостей (копий/сканов) и будете их вписывать в электронные ЛК СИЗ.

3) Вы сами ведете учет и выдачу СИЗов, ведете учет через 1С - тут так же, как в п. 2, но проще

Но

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Соответственно и Ведомость данная сюда попадает. А раз это не обязательно к применению, бухгалтерия отказалась делать данные ведомости, а СИЗы в бух. учете всегда списываются на руководителя подразделения.

Поэтому пишу карточки ручками. Так я уверена, что получил - расписался. Произошел НС - выдача СИЗ была, т.к. есть подпись. Но у меня маленькое предприятие, ок. 300 чел.