Информация о наличии факторов производственной среды и трудовых процессах?

Как оформили в программе производственного контроля таблицу "Информация о наличии факторов производственной среды и трудовых процессах, обладающих канцерогенными свойствами"? Поделитесь примером или напишите как правильно заполнять. Не понимаю как заполнить столбик - Количество лиц, контактирующих с канцерогенными веществами, ведь штатное расписание постоянно меняется и естественно меняется количество лиц. Что теперь из за этого каждый месяц программу пересматривать.